PROSEDUR PENYELENGGARAAN PERALATAN ICT SEKOLAH
SEBELUM PENYELENGGARAAN
1. Jika ada peralatan ICT yang rosak, lengkapkan Borang Aduan
Kerosakan Infrastruktur ICT. (Borang Aduan STS)
2. Sediakan salinan Kew.PA 2 yang telah disahkan.
3. Sediakan Borang Kew.PA 9. (Borang Asal)
4. Maklumkan kepada Juruteknik Komputer PKG masing-masing untuk
mengaturkan temujanji verifikasi kerosakan.
5. Juruteknik Komputer PKG akan melaporkan aduan ke STS jika
peralatan perlu diselenggara oleh pihak syarikat.
6. Sediakan salinan Kew.PA 14 yang disahkan sekiranya peralatan yang dilaporkan
rosak pernah disenggara pada tahun 2014 dan sebelumnya.
6. Kumpulkan peralatan yang dilaporkan rosak di satu lokasi
bagi memudahkan pemeriksaan.
7. Juruteknik syarikat yang dilantik akan hadir ke
sekolah untuk membuat pemeriksaan. Pastikan wakil syarikat menunjukkan Surat
Kebenaran Memasuki Kawasan Sekolah.
8. Selepas peralatan diperiksa, sahkan borang PPP. Borang PPP akan disediakan oleh syarikat penyelenggaraan.
9. Jika ada peralatan yang perlu dibawa keluar dari kawasan
sekolah, pihak syarikat perlu menyediakan Loaner Unit. Loaner Unit ini
hendaklah berfungsi dan spesifikasinya setara atau lebih tinggi daripada
spesifikasi peralatan yang dibawa keluar.
10. Pihak syarikat akan mengemukakan sebutharga untuk kerja
penyelenggaraan kepada Unit Pembestarian Sekolah (UBEST) BTPNWPKL bagi memohon
Local Order (Pesanan Tempatan) untuk melaksanakan kerja.
SEMASA PENYELENGGARAAN
1. Pastikan pihak sekolah telah menerima salinan dokumen
sebutharga yang dikemukakan oleh syarikat kepada UPICT BTPNWPKL dari PKG
masing-masing.
2. Di peringkat awal, syarikat akan menghantar peralatan dan
komponen gantian sahaja.
3. Apabila menerima peralatan dan komponen gantian, bandingkan
senarai peralatan yang diterima denagan salinan dokumen sebutharga yang
diterima dari PKG. Pihak sekolah perlu mengesahkan dan menandatangani Delivery Order
(DO) dan Sijil Akuan
4. Penerimaan (SAP) sahaja. Buat salinan
DO dan SAP untuk rekod sekolah.
5. Wakil syarikat yang membuat penghantaran bertanggungjawab
menghantar peralatan dan komponen gantian ke lokasi penyimpanan yang selamat
yang ditentukan oleh pihak sekolah.
6. Juruteknik Komputer syarikat akan hadir dan melaksanakan
kerja penyelenggaraan.
GPB / GICT / JTK sekolah tidak perlu melakukan sebarang
kerja penyelenggaraan kerana pihak syarikat telah dibayar untuk kos alat ganti
dan kos melaksanakan kerja.
7. Jika berkesempatan, GPB / GICT / JTK sekolah digalakkan
memantau / berada bersama semasa kerja penyelenggaraan dilaksanakan.
SELEPAS PENYELENGGARAAN
1. GPB / GICT / JTK sekolah perlu memastikan peralatan yang
dilaporkan rosak telah pulih sepenuhnya dan sedia untuk digunakan.
2. Bagi setiap peralatan yang diselenggara, syarikat akan
menyediakan :
a. Kew PA 14 dan perlu
ditandatangani oleh Guru Aset / GPB / GICT / JTK sekolah.
b. Sijil Pengujian dan Pentauliahan dan perlu
ditandatangani oleh GPB / GICT / JTK sekolah dan disahkan oleh Pengetua / GB / GPK / Guru
Kanan lain yang diberi kuasa secara bertulis.
3. Guru Aset / GPB / GICT / JTK sekolah perlu mengemaskini
Kew PA 2 setiap peralatan yang diselenggara.
4. Pastikan semua peralatan yang diselenggara ditampal
dengan pelekat syarikat. Semua maklumat pada pelekat dilengkapkan oleh syarikat.
5. Tempoh waranti peralatan yang diselenggara adalah selama
6 (enam) bulan dari tarikh SPP. Laporkan semula kepada syarikat jika berlaku kerosakan
dalam tempoh waranti.